من هو مدير الأمام؟

[hmonower998]

كيف تبدأ سلسلة مخصصة لإدارة المشاريع؟ من الأفضل أن نبدأ من البداية، لذا دعني أقدم نفسي. اسمي آنا سورديك وأنا مديرة المشروع. في هذه المرحلة، ربما يفكر معظمكم، نعم، لقد سمعت عن مثل هذا الدور، نعم! لقد أتيحت لي الفرصة للعمل مع شخص مثل هذا، لكن ما زلت لا أملك أي فكرة عن هذا الدور وما الذي يفعله بالفعل.

لقد سمعت أكثر من مرة تعليقات ساخرة مثل "المدير التالي الذي سأديره... لا أحد يعرف ماذا أو من"، "أعرف ماذا أفعل، لماذا أحتاج إلى مدير آخر". ومع ذلك، لا شيء يزعجني أكثر من تسمية مدير المشروع بالمدير المستقبلي. لذلك سأحاول مواجهة هذه الأسطورة المتداولة على شبكة الإنترنت وفي ممرات الشركات. هل سأتمكن من إقناعك بأن هذا دور مهم؟ آمل أن يسمح لك هذا الإدخال على الأقل بالنظر إلى هذا الدور من منظور مختلف. إذن ها نحن ذا...

هذا هو الاسم غير الجميل الذي يُطلق عليه مديرو المشاريع أحيانًا. في رأيي، هذا يرجع في المقام الأول إلى سوء فهم الدور نفسه، وليس الحقد. حتى الآن، على الرغم من بذل قصارى جهدي، إلا أنني غير قادر على أن أشرح لوالدتي وأصدقائي خارج الصناعة ما أقوم به وما زلت أسمع نفس السؤال ، ولكن ماذا تفعل بالضبط؟
الاسم يأتي من الكلمة الإنجليزية إلى الأمام، وهو ما يعني إلى الأمام أو إلى الأمام. فمن هو هذا المدير الأسطوري؟ "إعادة توجيه" رسائل البريد الإلكتروني إلى أشخاص آخرين يطلبون رد فعل أو معلومات، وهو مخزن مؤقت إضافي. يقوم بإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى زملاء العمل ولا يفعل سوى القليل جدًا بنفسه (لا أتفق مع هذا). ما مقدار الحقيقة في هذا؟ إنه قليل، ولكن هناك طريقة لهذا الجنون. أعترف أنني كثيرًا ما أقوم بالهجوم ، لكن هذا جزء من وظيفتي. هناك سببان رئيسيان وراء تلقي زملائي/شركائي رسائل البريد الإلكتروني هذه.

معلومات - أريد تقديم معلومات مهمة تؤثر على تصرفاتهم. قد تكون المعرفة هي التي ستساعدهم على إكمال المهمة، أو فرض تغييرات في عملهم الحالي، أو قد تكون قرارًا استراتيجيًا على مستوى المشروع أود إبلاغهم به. في مثل هذه الحالات ، عادةً ما أستخدم الاختصار fyi ( للمعلومات ) . تتمثل مهمة مدير المشروع في ضمان شفافية المشروع ومشاركة المعرفة مع أعضاء الفريق. وهذا أحد شروط نجاح المشروع. أنا ملتزم بهذه القاعدة مهما حدث. يعد نقص تدفق ارقام اسرائيليه المعلومات أحد الأسباب الأكثر شيوعًا لتأخير المشروع. هل سبق لك أن لم تكن على علم؟
الإجراء - باعتباري جهة اتصال لعميل خارجي أو داخلي، غالبًا ما أتلقى أسئلة لا أستطيع الإجابة عليها دون استشارة أحد الخبراء أولاً. في مثل هذه الحالة، أرفق البريد الإلكتروني الأصلي مع تعليق قصير حول موضوع طلبي. وعادةً ما يتضمن ذلك استشارة أو تقديم شيء ما، على سبيل المثال وثيقة أو تأكيد المعلومات.
للتلخيص، نعم، أنا مدير مهاجم في بعض الأحيان، ولكن فقط في الحالات الموضحة أعلاه. هل هذا كل ما أفعله؟ بالطبع لا، لكنه غالبًا ما يكون الجزء الأكثر ملموسًا من الوظيفة الذي يراه الغرباء.

إذن من هو مدير المشروع؟ اشرح لي ذلك بكلمات بسيطة.
هذا هو الشخص المسؤول عن ضمان اكتمال المشروع ضمن النطاق والوقت والميزانية المتفق عليها . يقوم يوميًا بإدارة فريق من الأشخاص المفوضين لمشروع معين، وتنسيق عملهم، وإبلاغ رؤسائه والعميل (خارجيًا أو داخليًا) بانتظام عن حالة الجدوى، كما يبلغ أيضًا عن أي مخاطر ومشاكل في المشروع. وفي الحالة الأخيرة، فإنه يحدد الأشخاص الذين يمكنهم حلها بشكل واقعي ويقترح الإجراءات التي ينبغي اتخاذها. صدقوني، هذه ليست مهمة سهلة على الإطلاق. في معظم الحالات، لا يكون صاحب المخاطرة/المشكلة سعيدًا ويحاول إقناعي بأنه شخص آخر أو أن المسؤولية مشتركة. وهذا ما يبدو من الداخل.


إن دور المنسق مهم للغاية، ولكن غالبًا ما يتم تجاهله. يقوم مدير المشروع بتنفيذ العديد من المهام التي لا تكون مرئية للجميع بشكل يومي. غالبًا ما يعمل خلف الكواليس ويشارك أحيانًا في الحروب السياسية. نعم هذا صحيح. تذكر أن هناك مجموعات مختلفة من أصحاب المصلحة في المشروع، بالإضافة إلى الهدف الرئيسي المتمثل في نجاح المشروع، لديهم أيضًا مجموعات أخرى يجب أن يفهمها مدير المشروع الفعال.
هل يطاردك رئيس الوزراء وتحصل على تذكير آخر؟ أستطيع أن أريحك أنه ليس أنت فقط. ويتحدث أيضًا مع زملائك والشركاء الخارجيين ورؤسائك! ليس لدى هؤلاء الأخيرين تعريفة مخفضة، ولديهم أيضًا مواعيد نهائية ومهام خاصة بهم، على سبيل المثال اتخاذ القرار.

حسنا، لماذا كل هذا؟ تخيل أن هناك 15 شخصًا في المشروع، وكل منهم يقدم عنصرًا يشكل المنتج/الخدمة النهائية. لا أحد يخطط، لا يتم تحديد مواعيد نهائية، لا يوجد فهم للترابط بين الأنشطة، لا يوجد تدفق للمعلومات، كل شخص يعمل بشكل مستقل، لا تجتمع، ليس من المعروف من الذي يتخذ القرارات، ولكن عليك تسليم المشروع في الوقت المحدد.

هل ستكون قادرًا على العمل بكفاءة وإنتاج منتج متسق ومستهدف ضمن الوقت والميزانية المحددين؟ في رأيي، سيكون هذا تحديًا كبيرًا، ولكن هنا يأتي دور مدير المشروع كقائد للأوركسترا. لديه موهوبون فرديون رائعون، ولكن فقط تحت عصاه سيتم سماع الموسيقى.

هذه هي الطريقة التي أرى بها مدير المشروع، كشخص يخطط لعمل الفريق، ويجمع المشروع معًا ويعرف الوضع الحالي للعمل.


أتمنى أن أكون قد تمكنت من إقناعك بأن دور رئيس الوزراء هو أكثر من مجرد إرسال رسائل البريد الإلكتروني. وفي المقالات التالية سأشارككم تجربتي في إدارة المشاريع في مجال الرقمية والاتصالات . إذا كنت قد ربطت المشروع حتى الآن ببناء جسر أو منطقة سكنية، فستكون هذه الإدخالات مناسبة لك.