Preparo de la Datumbazo kaj Retpoŝta Kliento
Antaŭ ol komenci skribi la kodon, necesas certigi, ke via medio estas konvene agordita. Unue, certigu, ke vi havas Microsoft Outlook instalitan kaj agorditan kun funkcia retpoŝta konto. La plej simpla Aĉeti Listo de Numeroj metodo por ĉi tiu procezo baziĝas sur la objekta modelo de Outlook, kiu permesas al eksteraj aplikoj, kiel Access, manipuli retpoŝtajn mesaĝojn. Due, via Access-datumbazo devas enhavi la necesajn datumojn. Kreu tabelon, kiu konservas la informojn de la ricevantoj, inkluzive de iliaj retpoŝtadresoj, nomoj, kaj eventuale aliajn datumojn, kiujn vi volas inkludi en la retpoŝta mesaĝo, kiel fakturajn numerojn aŭ datojn. Pli grave, vi devos krei demandon, kiu filtras la ricevantojn, al kiuj vi volas sendi la retpoŝton. Ekzemple, vi povas filtri klientojn kun nepagita fakturo, aŭ klientojn kies abono baldaŭ eksvalidiĝos.
Skribado de la VBA-Kodo por Kreado de Retpoŝta Objekto
La kerno de la solvo troviĝas en la VBA-kodo. Vi devos malfermi la VBA-redaktilon en Access (premante Alt + F11) kaj krei novan modulon. Unue, vi bezonas krei instancon de la Outlook-aplikaĵo kaj la retpoŝta objekto. La kodo komenciĝas per deklarado de la variabloj: Dim olApp As Outlook.Application, Dim olMail As Outlook.MailItem, kaj aliaj variabloj por la datumbazaj objektoj, kiel Dim rs As DAO.Recordset. La linio Set olApp = New Outlook.Application kreas la instancon, kaj poste, Set olMail = olApp.CreateItem(olMailItem) kreas la novan retpoŝtan mesaĝon. Post kreado de la retpoŝta objekto, vi povas manipuli ĝiajn propraĵojn, kiel olMail.To = "[email protected]", olMail.Subject = "Temo de la retpoŝto", kaj olMail.Body = "La korpo de la mesaĝo".
Dinamika Enmeto de Datumoj kaj Bultena Teksto
La vera potenco de ĉi tiu sistemo venas de la kapablo dinamike enmeti datumojn el via datumbazo en la retpoŝtan mesaĝon. Anstataŭ skribi fiksitan retpoŝtadreson, vi uzos rs!Retpoŝtadreso por preni la adreson el via demandorezulto. Simile, vi povas uzi rs!Nomo en la salutmesaĝo por personecigi ĝin, kiel olMail.Body = "Kara " & rs!Nomo & "," & vbCrLf & "Via fakturo numero " & rs!FakturaNumero & " estas nepagita.". La kodo uzos buklon (Do While Not rs.EOF ... rs.MoveNext ... Loop) por trairi ĉiujn rekordojn en via filtrita demando. En ĉiu bukla iteracio, ĝi kreas novan retpoŝtan mesaĝon, plenigas ĝin per la datumoj de la aktuala rekordo, kaj sendas ĝin. Ĉi tio aŭtomatigas la procezon por dekoj aŭ centoj da ricevantoj sen bezono de mana laboro.
Aŭtomata Sendo kaj Kontrolo de Eraroj
Post kiam la retpoŝta objekto estas plene agordita kun la ĝustaj informoj, vi havas du ĉefajn eblojn por sendi ĝin. Se vi volas, ke la retpoŝto estu sendita sen plia interago, vi povas uzi la metodon olMail.Send. Alterne, se vi preferas revizii ĉiun retpoŝton antaŭ ol sendi, vi povas uzi olMail.Display. Tio malfermos la retpoŝtan fenestron en Outlook, permesante al vi kontroli kaj mane sendi ĝin. Ankaŭ gravas inkluzivi erarokontrolojn en via kodo. Ekzemple, vi devus kontroli ĉu la retpoŝtadresoj estas validaj kaj ĉu Outlook funkcias. Se retpoŝtadreso mankas, via kodo povas salti tiun rekordon aŭ registri la eraron en log-tabelo por posta revizio.
Agordi Templigitajn Retpoŝtojn kaj Aŭtomatan Lanĉon
Por plibonigi la solvon, vi povas uzi retpoŝtajn ŝablonojn (templates) de Outlook, kio ebligas al vi konservi la formaton kaj korpon de la mesaĝo, kaj nur enmeti la dinamikajn datumojn. Tio simpligas la VBA-kodon kaj faciligas la ĝisdatigon de la retpoŝta enhavo. Finfine, por ke la tuta procezo estu vere aŭtomata, vi bezonos manieron por lanĉi la VBA-kodon regule. Vi povas uzi funkcion en formo aŭ raporto, kiu ekzekutas la kodon kiam la uzanto alklakas butonon. Por plene aŭtomatigita solvo sen homa interveno, vi povus uzi Makroon de Access, kiu ekzekutas la funkcion kiam la datumbazo malfermiĝas, aŭ uzi la Task Scheduler de Vindozo por ruli la datumbazon je specifa tempo ĉiutage aŭ ĉiusemajne. Tiel, la sistemo funkcios sendepende kaj fidinde. Mi esperas, ke ĉi tiu afiŝo utilas al tiuj, kiuj volas plibonigi siajn Access-aplikojn!