儘早調整期望
Posted: Sat Dec 21, 2024 4:52 am
專案常常感覺像是一場大型拔河遊戲。儘管人們、團隊和利害關係人應該朝著共同的目標努力，但他們常常有不同的看法、期望，甚至動機，從而影響他們對專案的貢獻。
這是徹底專案啟動的另一個主要好處：它確保每個人都了解專案需要什麼、它為業務提供什麼優勢以及誰參與實現專案。
雖然這些聽起來像是顯而易見的元素，但清楚地說明它們（並將它們直接包含在您的專案章程中）可以確認每個人都在同一頁上 - 在他們開始一項任務之前。
預先獲得利害關係人的支持
您可能參與過一個項目，其中一切都感覺很緊急。在最 手機號碼清單 後一刻，有人找到一位部門主管，詢問他們是否可以為這個專案投入一些時間和資源，以及是否可以在本週這樣做。
這不僅會導致瘋狂的爭奪，還會滋生怨恨和沮喪。這些情緒會削弱協作和團隊合作的感覺，不僅對於這個項目，而且對於你們可能需要一起完成的所有未來項目。
透過深思熟慮的專案啟動和專案章程，利益相關者需要從一開始就參與其中，防止所有這些最後一刻的請求並惱怒，“為什麼我不早點知道這件事？”指控。
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如何順利度過專案啟動階段：需要遵循的 5 個關鍵步驟
專案啟動的最大挑戰之一是，很容易完全超越啟動並小心翼翼地進行專案規劃。
請記住，專案啟動階段並不是您要深入研究專案的具體細節的階段。如果您發現自己在製定時間表、確定里程碑或分配任務，那麼您就做得太過分了。
將啟動視為專案提案 - 專案的高級概述，以便您可以在繼續之前獲得批准。有了這個鏡頭，可以採取以下步驟來使您的專案啟動階段盡可能具有影響力。
1. 確定專案的“原因”
開始專案時的第一步是弄清楚它存在的原因。首先為什麼值得這樣做？最終目標是什麼？為了讓事情簡單明了，請試著回答以下三個問題：
該專案的目標是什麼？
為什麼是現在？
這會為我們帶來什麼商業利益？
如果這是一個以前完成過的專案（或類似於以前完成過的專案），那麼您可能已經為該專案開發了一個業務案例，並且您可以自由地重複使用和重新調整其用途。
然而，如果業務案例尚不存在，那麼就該創建一個了。它將有助於闡明專案背後的原因，這是在您制定專案章程並尋求利益相關者批准時需要了解的重要背景。
2. 創建專案章程
專案啟動階段最重要的部分之一是建立專案章程。您可能還會聽說這被稱為專案啟動文件。
專案章程是一份非常簡短的文件，概述並提出了專案的關鍵要素，包括目標、範圍、主要利害關係人和資源。它幾乎就像您的專案路線圖，為成功奠定了堅實的基礎。
關於您應該在專案章程中具體包含哪些內容，有一定的彈性。不管具體細節如何，盡量保持簡短——記住，這是你最初的推介或提案，而不是你的詳細專案計劃。它需要為利害關係人提供足夠的信息，以便他們提出問題和發布批准，但不要太詳細，以至於您和您的團隊像製定全面的專案計劃一樣進行工作。
以下是您應確保在文件中列出的一些具體細節：
基本資訊：包括專案名稱、專案簡要描述、專案發起人和經理、開始日期以及章程正式批准時供專案發起人簽署的空間。
可交付成果：這些是工作產品，在指定日期以利害關係人同意的狀態交付。
商業價值：這就是確定「原因」的步驟發揮作用的地方。業務案例定義了專案的好處，有助於團結團隊並證明專案成本的合理性。
利害關係人：您可以在此處澄清誰參與了該專案。這些人不僅是參與實際專案工作的人員，還包括任何將以某種有意義的方式受到該專案完成影響的人，因此，應該在這個過程中擁有某種發言權。
範圍：在這裡您可以準確概述項目中包含和不包含的內容。請記住，在您獲得最終批准之前，利害關係人可能會對此進行討論和協商。
約束：這些是你的專案的限制——它們是你工作時需要遵循的參數。這些可能包括成本、人力資源、時間限制、質量，甚至潛在的投資回報。
風險：這些很容易與約束混淆。然而，這些並不是您需要注意的界限。相反，它們是可能影響專案中涉及的人員、流程、技術和資源的意外事件或威脅。這些有可能推遲專案的完成，甚至完全破壞專案。
感覺要涵蓋的內容很多，但每一個都只需要一句話或幾個要點。由於您在獲得正式批准啟動專案之前就建立了專案章程，因此您不想花費大量時間在詳細而全面的文件上，因為該文件仍然會發生很大的變化。
保持最初的章程簡短，可以為自己節省一些壓力和時間。然後，一旦您知道專案已準備就緒，您就可以製定更全面的專案計劃。
這是徹底專案啟動的另一個主要好處：它確保每個人都了解專案需要什麼、它為業務提供什麼優勢以及誰參與實現專案。
雖然這些聽起來像是顯而易見的元素，但清楚地說明它們（並將它們直接包含在您的專案章程中）可以確認每個人都在同一頁上 - 在他們開始一項任務之前。
預先獲得利害關係人的支持
您可能參與過一個項目，其中一切都感覺很緊急。在最 手機號碼清單 後一刻，有人找到一位部門主管，詢問他們是否可以為這個專案投入一些時間和資源，以及是否可以在本週這樣做。
這不僅會導致瘋狂的爭奪，還會滋生怨恨和沮喪。這些情緒會削弱協作和團隊合作的感覺，不僅對於這個項目，而且對於你們可能需要一起完成的所有未來項目。
透過深思熟慮的專案啟動和專案章程，利益相關者需要從一開始就參與其中，防止所有這些最後一刻的請求並惱怒，“為什麼我不早點知道這件事？”指控。
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如何順利度過專案啟動階段：需要遵循的 5 個關鍵步驟
專案啟動的最大挑戰之一是，很容易完全超越啟動並小心翼翼地進行專案規劃。
請記住，專案啟動階段並不是您要深入研究專案的具體細節的階段。如果您發現自己在製定時間表、確定里程碑或分配任務，那麼您就做得太過分了。
將啟動視為專案提案 - 專案的高級概述，以便您可以在繼續之前獲得批准。有了這個鏡頭，可以採取以下步驟來使您的專案啟動階段盡可能具有影響力。
1. 確定專案的“原因”
開始專案時的第一步是弄清楚它存在的原因。首先為什麼值得這樣做？最終目標是什麼？為了讓事情簡單明了，請試著回答以下三個問題：
該專案的目標是什麼？
為什麼是現在？
這會為我們帶來什麼商業利益？
如果這是一個以前完成過的專案（或類似於以前完成過的專案），那麼您可能已經為該專案開發了一個業務案例，並且您可以自由地重複使用和重新調整其用途。
然而，如果業務案例尚不存在，那麼就該創建一個了。它將有助於闡明專案背後的原因，這是在您制定專案章程並尋求利益相關者批准時需要了解的重要背景。
2. 創建專案章程
專案啟動階段最重要的部分之一是建立專案章程。您可能還會聽說這被稱為專案啟動文件。
專案章程是一份非常簡短的文件，概述並提出了專案的關鍵要素，包括目標、範圍、主要利害關係人和資源。它幾乎就像您的專案路線圖，為成功奠定了堅實的基礎。
關於您應該在專案章程中具體包含哪些內容，有一定的彈性。不管具體細節如何，盡量保持簡短——記住，這是你最初的推介或提案，而不是你的詳細專案計劃。它需要為利害關係人提供足夠的信息，以便他們提出問題和發布批准，但不要太詳細，以至於您和您的團隊像製定全面的專案計劃一樣進行工作。
以下是您應確保在文件中列出的一些具體細節：
基本資訊：包括專案名稱、專案簡要描述、專案發起人和經理、開始日期以及章程正式批准時供專案發起人簽署的空間。
可交付成果：這些是工作產品，在指定日期以利害關係人同意的狀態交付。
商業價值：這就是確定「原因」的步驟發揮作用的地方。業務案例定義了專案的好處，有助於團結團隊並證明專案成本的合理性。
利害關係人：您可以在此處澄清誰參與了該專案。這些人不僅是參與實際專案工作的人員，還包括任何將以某種有意義的方式受到該專案完成影響的人，因此，應該在這個過程中擁有某種發言權。
範圍：在這裡您可以準確概述項目中包含和不包含的內容。請記住，在您獲得最終批准之前，利害關係人可能會對此進行討論和協商。
約束：這些是你的專案的限制——它們是你工作時需要遵循的參數。這些可能包括成本、人力資源、時間限制、質量，甚至潛在的投資回報。
風險：這些很容易與約束混淆。然而，這些並不是您需要注意的界限。相反，它們是可能影響專案中涉及的人員、流程、技術和資源的意外事件或威脅。這些有可能推遲專案的完成，甚至完全破壞專案。
感覺要涵蓋的內容很多，但每一個都只需要一句話或幾個要點。由於您在獲得正式批准啟動專案之前就建立了專案章程，因此您不想花費大量時間在詳細而全面的文件上，因為該文件仍然會發生很大的變化。
保持最初的章程簡短，可以為自己節省一些壓力和時間。然後，一旦您知道專案已準備就緒，您就可以製定更全面的專案計劃。