તેનાથી બચવાનો શ્રેષ્ઠ રસ્તો એ છે કે એક વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટ રાખવો જે તમને બધું પૂર્ણ કરવામાં મદદ કરી શકે.
જો વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટને રાખવાનો વિચાર એક મોટું પગલું લાગે છે, તો ફરીથી વિચારો. તે એક એવું રોકાણ છે જે ખરેખર પોતાના માટે ચૂકવણી કરી શકે છે. ઘણા કિસ્સાઓમાં, તે નવી વૃદ્ધિ અને તકો પણ ખોલે છે.
વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટ કેવી રીતે રાખવો, તેઓ તમારા માટે શું કરી શકે છે અને તેમને ક્યાં શોધવા તે જાણવા માટે વાંચતા રહો.
વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટ શું છે?
વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટ (VA) એક કોન્ટ્રાક્ટર છે જે દૂરસ્થ સ્થાનથી કામ કરતી વખતે ડેટા એન્ટ્રી, માર્કેટ રિસર્ચ અને કન્ટેન્ટ ક્રિએશન જેવી વ્યાવસાયિક સેવાઓ પૂરી પાડે છે .
વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટ્સ પૂર્ણ સમય અથવા અંશ સમય હોઈ શકે છે. આઉટસોર્સવર્કર્સ અનુસાર , 58.9 ટકા વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટ્સ પૂર્ણ સમય કામ કરે છે.
અને તેઓ વિવિધ પ્રકારની પ્રવૃત્તિઓ સંભાળી શકે છે. આઉટસોર્સ વર્કર્સના અહેવાલ મુજબ લગભગ 59.2 ટકા લોકો કોલેજ શિક્ષણ ધરાવે છે, જેનો અર્થ એ થાય કે તેઓ અદ્યતન કાર્યો તેમજ વહીવટી કાર્ય પણ સંભાળી શકે છે.
સૌથી સામાન્ય VA કુશળતા છે
ઇમેઇલ માર્કેટિંગ
પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ
તમારા ઓનલાઈન વ્યવસાય માટે વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટ કેવી રીતે રાખવો
VA ને નોકરી પર રાખવાની પ્રક્રિયા કર્મચારીને નોકરી પર રાખવા જેવી જ છે. તમારે હજુ પણ આ કરવાની જરૂર છે:
તમારી અપેક્ષાઓ વ્યાખ્યાયિત કરો
ભૂમિકા નિભાવવા માટે જરૂરી કુશળતા નક્કી કરો
વ્યક્તિને કેવી રીતે મેનેજ કરવી અને તેમને જવાબદાર કેવી રીતે રાખવા તે નક્કી કરો
પદ માટે બજેટ નક્કી કરો
નોકરીનું વર્ણન બનાવો
પોઝિશન પોસ્ટ કરો.
ભૂમિકા માટે તમારી અપેક્ષાઓ વ્યાખ્યાયિત કરો
વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટ્સ દૂરથી કરી શકાય તેવા કોઈપણ કાર્યમાં મદદ કરી શકે છે. તેમાં તમારા વર્ચ્યુઅલ ફોન સિસ્ટમમાંથી કોલ્સનો જવાબ આપવાથી લઈને તમારા હિસાબી કામકાજને સંભાળવા સુધીનો સમાવેશ થઈ શકે છે.
પરંતુ તમે યોગ્ય વ્યક્તિ શોધી શકો તે પહેલાં, તમારે તેમને કઈ ભૂમિકા નિભાવવા માંગો છો તે વ્યાખ્યાયિત કરવાની જરૂર છે, જેમાં તમે તેમને કયા કાર્યો આપશો અને તમે તેમને કયા સમયપત્રકમાં રાખવા માંગો છો તે શામેલ છે.
પગલું ૧: એવા કાર્યો ઓળખો જે તમને સૌથી ઓછા ગમતા હોય, જેમાં તમારી પોતાની કુશળતાની બહારની કુશળતાની જરૂર હોય, અથવા જે તમને ઉચ્ચ ROI પ્રવૃત્તિઓ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાથી રોકે. જો તે દૂરથી કરી શકાય છે, તો તે VA ને આઉટસોર્સ કરી શકાય છે.
પગલું 2: તમારી જાતને પૂછો કે શું આ કાર્યો એક વ્યક્તિ દ્વારા પૂર્ણ કરી શકાય છે કે શું તમને એક કરતાં વધુ વર્ચ્યુઅલ સહાયકની જરૂર પડશે? અનેક VA નું સંચાલન કરવા કરતાં એક વ્યક્તિને સંબંધિત કાર્યો સોંપવા વધુ કાર્યક્ષમ હોઈ શકે છે.
પગલું 3: તેમની પાસેથી તમને કેટલા કલાકોની જરૂર પડશે તે નક્કી કરો. પછી તમારા મનપસંદ કાર્ય સમયપત્રક વિશે વિચારો. શું તમારે તમારા સમયપત્રક પર તમારા VA ઉપલબ્ધ હોવા જોઈએ? અથવા તમે અલગ સમય ઝોનમાં કોઈની સાથે અસુમેળ રીતે કામ કરવામાં આરામદાયક છો?
ભૂમિકા નિભાવવા માટે જરૂરી કુશળતા નક્કી કરો
વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટમાં તમારે કઈ કુશળતા શોધવી જોઈએ? બધા વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટ પાસે પાંચ કુશળતા હોવી જોઈએ.
વાતચીત - શું તેઓ સ્પષ્ટ અને અસરકારક રીતે વાતચીત કરી શકે છે?
સંગઠન - શું તેઓ બહુવિધ પ્રોજેક્ટ્સ અથવા ક્લાયન્ટ્સનું સંચાલન કરી શકે છે?
સ્વ-પ્રેરણા - શું તેઓ દેખરેખ અથવા બાહ્ય પ્રેરણા વિના કામ કરી શકે છે?
ટેકનિકલ જ્ઞાન - શું તેમની પાસે તેમની ભૂમિકા માટે ટેકનિકલ કુશળતા છે?
અનુકૂલનક્ષમતા - શું તેઓ તમારા વ્યવસાયના વિકાસ સાથે ભૂમિકાઓને અનુકૂલિત કરી શકે છે અથવા બદલી પણ શકે છે?
તમારા વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટને શું કરવાની જરૂર છે તેના આધારે, તેમને અન્ય વિશિષ્ટ કુશળતાની જરૂર પડી શકે છે.
ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે તમારા બુકકીપિંગ માટે VA ને રાખતા હોવ, તો તેમને એકાઉન્ટિંગ અથવા બુકકીપિંગમાં તાલીમની જરૂર પડશે. જો તમે ગ્રાહક સપોર્ટમાં મદદ કરવા માટે વર્ચ્યુઅલ સહાયક ઇચ્છતા હોવ, તો તમને એવી વ્યક્તિની જરૂર પડી શકે છે જે તમારા ગ્રાહક સેવા સોફ્ટવેરને જાણે છે અને/અથવા બહુવિધ ભાષાઓ બોલે છે.
તમે કઈ કુશળતા શોધી રહ્યા છો તે જેટલી સ્પષ્ટ રીતે વ્યાખ્યાયિત કરી ટેલિમાર્કેટિંગ ડેટા શકશો, તમને યોગ્ય વ્યક્તિ ક્યારે મળશે તે જાણવું એટલું જ સરળ બનશે.
જેમ તમે કોઈ કર્મચારીને નોકરી પર રાખતી વખતે તેમના પ્રમાણપત્રો, અનુભવ અને ભૂતકાળમાં તેમણે કોની સાથે કામ કર્યું છે તે જુઓ. જો તે અર્થપૂર્ણ હોય, તો તેમણે જે અન્ય પ્રોજેક્ટ્સ પર કામ કર્યું છે તેનો પોર્ટફોલિયો જોવા માટે કહો.
વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટનું સંચાલન કેવી રીતે કરવું અને તેમને જવાબદાર કેવી રીતે રાખવા તે નક્કી કરો
તમારા વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટ સાથે સફળ સંબંધ બનાવવા માટે તમારી અપેક્ષાઓ વ્યક્ત કરવી ખૂબ જ જરૂરી છે.
એકવાર તમારા વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટ ઓનબોર્ડ થઈ જાય, પછી તમારે સોંપણીઓ કરવા અને પ્રગતિને ટ્રેક કરવા માટે એક સિસ્ટમ બનાવવાની જરૂર પડશે. જો તમારી પાસે એક કરતાં વધુ VA હોય તો આ ખાસ કરીને મહત્વપૂર્ણ છે.
ટ્રેલો અથવા આસન જેવા ટીમ મેનેજમેન્ટ ટૂલ અથવા સ્પ્રિન્ટ પ્લાનિંગ સોફ્ટવેર શોધો જે તમને આની મંજૂરી આપે:
કાર્યો સોંપો
સમયમર્યાદા સેટ કરો
પ્રગતિ ટ્રૅક કરો
સીધા સંદેશા મોકલો
સોંપણીઓ પૂર્ણ થતાંની સાથે પ્રોજેક્ટ્સ સોંપો
જો તમે તમારા વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટને કલાકદીઠ ચૂકવણી કરો છો, તો તમને એવી એપ્લિકેશન જોઈશે જે કલાકો ટ્રેક કરે અથવા સમયપત્રક બનાવે. આ માટે Clockify , Toggl અને FactoHR સારા વિકલ્પો છે.
તમારે તમારા વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટને તમારી વેબસાઇટ અને અન્ય સાધનોની ઍક્સેસ પણ આપવી પડશે.
ધ્યાન રાખો, તમે વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટને તમારા બધા ટૂલ્સની સંપૂર્ણ ઍક્સેસ આપવા માંગતા ન હોવ. તમારા વ્યવસાયના કેટલાક ક્ષેત્રોને અનધિકૃત વપરાશકર્તાઓથી સુરક્ષિત રાખવાનો અર્થ થાય છે.
સદનસીબે, ઘણા પ્લેટફોર્મ તમને પરવાનગીઓ સેટ કરવાની મંજૂરી આપે છે જેથી વપરાશકર્તાઓને ફક્ત તે જ સુવિધાઓની ઍક્સેસ હોય જેની તેમને ઍક્સેસની જરૂર હોય. કજાબી આનું સારું ઉદાહરણ છે. તે તમને ઉમેરાયેલા વપરાશકર્તાઓના બહુવિધ સ્તરો બનાવવાની મંજૂરી આપે છે જેથી તમે ચોક્કસ ભૂમિકાઓ સોંપી શકો અને તમારા VA સહિત તમારી ટીમના બધા સભ્યો માટે પરવાનગીઓ સેટ કરી શકો.
ધારો કે તમે ઇચ્છો છો કે વર્ચ્યુઅલ આસિસ્ટન્ટ તમારા બ્લોગ પર
ટિપ્પણીઓનું સંચાલન કરે, પરંતુ તમે ખાતરી કરવા માંગો છો કે તેઓ તમારી સાઇટની કોઈપણ સેટિંગ્સમાં આકસ્મિક ફેરફાર ન કરે. તમે તેમને સપોર્ટ નિષ્ણાત તરીકે સેટ કરી શકો છો અને એવી પરવાનગીઓ સેટ કરી શકો છો જે તેમને ટિપ્પણીઓનું સંચાલન કરવાની મંજૂરી આપે છે, પરંતુ બીજું કંઈ નહીં.