正如团队和公司的需求发生变化一样，组织模式也会发生变化。曾经对团队有用的内容现在可能需要根据上下文进行更新。对于这项任务，有一个人负责保证其可靠性的组织标准（建议轮换角色）。
3) 管理灵活且集中的待办事项列表
组织不良最可靠的指标之一是泄漏。这些泄漏可能来自任务、事件、信息、材料、沟通……简而言之，效率漏洞会导致令人头痛。
最常见的问题之一是组织的分散。每个人将他们的信息保存在不同的地方，这使得其他人很难作为一个团队进行协作。如果没有基本的组织模式，惯性就会造成冲突和任务重复。
为了配置一个可靠且集中的生产力系统，我的建议是您至少集成以下 3 个文档：
a) 当前和待处理项目列表：在本文档中，我们将写下您拥有 审计总监审计师电子邮件列表 的所有活动和待处理项目，理想情况下，它将是一个共享文档，以便整个团队可以看到每个项目的演变。重要的是要强调哪些项目目前处于活动状态，哪些项目没有活动，因为过多的信息只会产生精神噪音，并不能提供敏捷性。
b) 具体和不确定的任务列表：在这里，我们将写下所有那些短期和中期任务，我们仍然不知道具体哪一天会完成它们。当有人告诉我们：“这项任务应该很快完成”时，通常会发生这种情况。 “相对”这个词并不表示紧急，但我们可以猜测应该在 1-2 周内完成。这个列表正是为了写下这类任务，以便稍后当我们知道什么时候要做它们时激活它们（然后它们就会进入每周计划）。
c) 每周计划：在本文件中，我们将写下该周独有的任务，包括计划的和不可预见的。使用 1 周的时间框架可以帮助我们获得清晰的思路，并进行每周的小型冲刺来分阶段推进我们的项目。