Как помочь вашей маркетинговой команде освоить новый инструмент совместной работы
Posted: Tue Jan 07, 2025 3:30 am
Маркетинговый мир не для слабонервных. Директора по маркетингу жонглируют десятками проектов, сроков и приоритетов, а команды работают сверхурочно. Руководители хотят знать, где все находится и соответствуют ли кампании срокам запуска. Жесткие сроки и более сжатые бюджеты означают, что придется тратить каждую минуту и каждую копейку больше, чем когда-либо.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: SharePoint и OneDrive для бизнеса: в чем разница?
Попытка отслеживать все это с помощью электронной почты и электронных таблиц — это беспорядочно и неэффективно. И хотя инструмент управления работой означает лучшую коммуникацию, организацию и эффективность, он также означает необходимость тратить время на исследование и внедрение лучшего для ваших нужд. И даже если вы это сделаете, вашей команде придется фактически использовать его, чтобы получить выгоду. Это может быть особенно сложно в крупных компаниях, где рабочие процессы отделов укоренились в устаревших системах и электронных таблицах.
У вашей команды едва хватает времени на данные по телефону в австралии обеденный перерыв. У вас определенно нет возможности попробовать новый инструмент только для того, чтобы ваши усилия потерпели неудачу. Прежде чем вы прыгнете с головой в новое решение для управления креативной работой, выполните следующие шаги, чтобы помочь вашей занятой маркетинговой команде принять его и начать работать умнее.
1. Определите свои процессы
Вы знаете, как лучше всего работает ваша команда. Как первый пользователь и абсолютный чемпион нового программного обеспечения, возьмите эти знания и предоставьте четкую структуру того, как вы будете использовать новый инструмент управления работой. Вы не хотите, чтобы ваша команда входила в пустое рабочее пространство без направления. Вы должны определить:
Какие функции вы будете использовать: Некоторые инструменты поставляются с большим количеством функций, и вам могут не понадобиться все из них. Составьте краткий список функций, которые вашей команде нужно будет изучить, и объясните, как они помогут облегчить жизнь вашей команды, чтобы обеспечить стимул. Постарайтесь сначала ограничить свой список ключевыми функциями — например, управлением задачами, общими панелями управления проектами и отслеживанием времени. Вы всегда сможете добавлять функции, как только ваша команда освоит основы.
Как вы организуете работу: Ваш инструмент управления работой должен предлагать систему для организации задач в папки или проекты, чтобы вашу работу было легко найти и отслеживать. Будет ли ваша команда организовывать работу по типу результата, запрашивающего клиента, исполнителя или по комбинации всего вышеперечисленного? Решите, какой подход имеет для вас наибольший смысл.
Как называть задачи. Последовательные соглашения об именах позволят вашей команде легко понять контекст задачи и то, что от них ожидается. Настройте систему, включающую такие правила, как: начинать/заканчивать задачи с [Имя клиента], начинать задачи с глагола, например «Создать» или «Обновить», или начинать/заканчивать с оценки времени, сколько времени займет задача [2 часа].
Как организовать вложения. Уточните, где следует хранить документы и файлы креативов, чтобы убедиться, что активы не потеряются, и только одобренные версии выйдут за дверь. Будут ли они все размещены в одной папке или на общем диске? Будут ли они прикреплены непосредственно к соответствующей задаче или папке? После завершения кампании будут ли финальные версии размещены где-то конкретно?
2. Начните с основной группы
Теперь, когда вы изложили свои процессы использования инструмента, вам нужно получить обратную связь от вашей команды, чтобы убедиться, что они согласны. Привлекая небольшую основную группу ранних последователей, вы можете сгладить неувязки, прежде чем развернуть программное обеспечение для всей вашей команды. Объясните свои изложенные процессы, проведите обучение по использованию ключевых функций и попросите ваших ранних последователей немедленно начать использовать его. Затем периодически проверяйте их, чтобы узнать, есть ли какие-либо проблемы, которых вы не ожидали, или обнаружили ли эти ранние последователи еще лучший способ использования инструмента.
3. Корректируйте и улучшайте свои процессы
После того, как ваша основная группа попробует использовать программное обеспечение для небольших совместных проектов, у них могут появиться предложения по лучшим способам использования определенных функций или советы по улучшению соглашений об именовании, организации и т. д. Слушайте внимательно и включайте их отзывы в свои процессы. В конце концов, люди, которые будут работать с программным обеспечением каждый день, должны иметь последнее слово о том, как его использовать.
4. Распространите на всю команду
Теперь, когда вы протестировали программное обеспечение с вашей основной группой и устранили все проблемы, пришло время привлечь остальную часть вашей команды. Сделайте это так же, как вы делали для вашей тестовой группы: объясните свои процессы, проведите обучение и попросите их немедленно начать использовать программное обеспечение. Установите сроки и мотивируйте свою команду вводить данные и выполнять шаги в новом инструменте.
Например, попробуйте заставить всех создать профиль к концу недели. Затем проверьте через несколько дней, чтобы убедиться, что люди не возвращаются к старым системам по привычке. Спросите, как идут дела, и внесите необходимые коррективы, чтобы лучше поддерживать свою команду. Чем больше вы сможете изменить инструмент, чтобы он соответствовал тому, как уже работает ваша команда (вместо того, чтобы просить свою команду изменить свои привычки), тем больше вероятность, что ваша команда его примет.
5. Продолжайте тонкую настройку
Как и во всем, продолжайте спрашивать отзывы. Если процесс больше не работает, поговорите со своей командой, чтобы создать решение. Если вы используете инструмент для совместной работы по принципу «программное обеспечение как услуга» (SaaS), скорее всего, поставщик будет выпускать регулярные обновления, улучшения и новые функции. Всегда учитывайте потребности своей команды и то, действительно ли эти новые функции улучшат то, как ваша команда выполняет работу.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: SharePoint и OneDrive для бизнеса: в чем разница?
Попытка отслеживать все это с помощью электронной почты и электронных таблиц — это беспорядочно и неэффективно. И хотя инструмент управления работой означает лучшую коммуникацию, организацию и эффективность, он также означает необходимость тратить время на исследование и внедрение лучшего для ваших нужд. И даже если вы это сделаете, вашей команде придется фактически использовать его, чтобы получить выгоду. Это может быть особенно сложно в крупных компаниях, где рабочие процессы отделов укоренились в устаревших системах и электронных таблицах.
У вашей команды едва хватает времени на данные по телефону в австралии обеденный перерыв. У вас определенно нет возможности попробовать новый инструмент только для того, чтобы ваши усилия потерпели неудачу. Прежде чем вы прыгнете с головой в новое решение для управления креативной работой, выполните следующие шаги, чтобы помочь вашей занятой маркетинговой команде принять его и начать работать умнее.
1. Определите свои процессы
Вы знаете, как лучше всего работает ваша команда. Как первый пользователь и абсолютный чемпион нового программного обеспечения, возьмите эти знания и предоставьте четкую структуру того, как вы будете использовать новый инструмент управления работой. Вы не хотите, чтобы ваша команда входила в пустое рабочее пространство без направления. Вы должны определить:
Какие функции вы будете использовать: Некоторые инструменты поставляются с большим количеством функций, и вам могут не понадобиться все из них. Составьте краткий список функций, которые вашей команде нужно будет изучить, и объясните, как они помогут облегчить жизнь вашей команды, чтобы обеспечить стимул. Постарайтесь сначала ограничить свой список ключевыми функциями — например, управлением задачами, общими панелями управления проектами и отслеживанием времени. Вы всегда сможете добавлять функции, как только ваша команда освоит основы.
Как вы организуете работу: Ваш инструмент управления работой должен предлагать систему для организации задач в папки или проекты, чтобы вашу работу было легко найти и отслеживать. Будет ли ваша команда организовывать работу по типу результата, запрашивающего клиента, исполнителя или по комбинации всего вышеперечисленного? Решите, какой подход имеет для вас наибольший смысл.
Как называть задачи. Последовательные соглашения об именах позволят вашей команде легко понять контекст задачи и то, что от них ожидается. Настройте систему, включающую такие правила, как: начинать/заканчивать задачи с [Имя клиента], начинать задачи с глагола, например «Создать» или «Обновить», или начинать/заканчивать с оценки времени, сколько времени займет задача [2 часа].
Как организовать вложения. Уточните, где следует хранить документы и файлы креативов, чтобы убедиться, что активы не потеряются, и только одобренные версии выйдут за дверь. Будут ли они все размещены в одной папке или на общем диске? Будут ли они прикреплены непосредственно к соответствующей задаче или папке? После завершения кампании будут ли финальные версии размещены где-то конкретно?
2. Начните с основной группы
Теперь, когда вы изложили свои процессы использования инструмента, вам нужно получить обратную связь от вашей команды, чтобы убедиться, что они согласны. Привлекая небольшую основную группу ранних последователей, вы можете сгладить неувязки, прежде чем развернуть программное обеспечение для всей вашей команды. Объясните свои изложенные процессы, проведите обучение по использованию ключевых функций и попросите ваших ранних последователей немедленно начать использовать его. Затем периодически проверяйте их, чтобы узнать, есть ли какие-либо проблемы, которых вы не ожидали, или обнаружили ли эти ранние последователи еще лучший способ использования инструмента.
3. Корректируйте и улучшайте свои процессы
После того, как ваша основная группа попробует использовать программное обеспечение для небольших совместных проектов, у них могут появиться предложения по лучшим способам использования определенных функций или советы по улучшению соглашений об именовании, организации и т. д. Слушайте внимательно и включайте их отзывы в свои процессы. В конце концов, люди, которые будут работать с программным обеспечением каждый день, должны иметь последнее слово о том, как его использовать.
4. Распространите на всю команду
Теперь, когда вы протестировали программное обеспечение с вашей основной группой и устранили все проблемы, пришло время привлечь остальную часть вашей команды. Сделайте это так же, как вы делали для вашей тестовой группы: объясните свои процессы, проведите обучение и попросите их немедленно начать использовать программное обеспечение. Установите сроки и мотивируйте свою команду вводить данные и выполнять шаги в новом инструменте.
Например, попробуйте заставить всех создать профиль к концу недели. Затем проверьте через несколько дней, чтобы убедиться, что люди не возвращаются к старым системам по привычке. Спросите, как идут дела, и внесите необходимые коррективы, чтобы лучше поддерживать свою команду. Чем больше вы сможете изменить инструмент, чтобы он соответствовал тому, как уже работает ваша команда (вместо того, чтобы просить свою команду изменить свои привычки), тем больше вероятность, что ваша команда его примет.
5. Продолжайте тонкую настройку
Как и во всем, продолжайте спрашивать отзывы. Если процесс больше не работает, поговорите со своей командой, чтобы создать решение. Если вы используете инструмент для совместной работы по принципу «программное обеспечение как услуга» (SaaS), скорее всего, поставщик будет выпускать регулярные обновления, улучшения и новые функции. Всегда учитывайте потребности своей команды и то, действительно ли эти новые функции улучшат то, как ваша команда выполняет работу.